Sachbearbeitung und Assistenz (m/w/d) im Sekretariat des Leiter Ministerbüros

Das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Forschung, Kunst und Kultur sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sachbearbeitung und Assistenz (m/w/d) im Sekretariat des Leiter Ministerbüros (unbefristet, gehobener Dienst, EG 9b TV-H (je nach  ErfahrungsstufeÖffnet sich in einem neuen Fenster von 3.180 € bis 4.479 € brutto im Monat bei Beschäftigung in Vollzeit, Standort: Wiesbaden).

Das Ministerium ist die oberste Landesbehörde für Wissenschaft und Forschung sowie Kunst und Kultur in Hessen. Derzeit fördern über 270 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Teams mit großem Engagement diese Bereiche.

Sie gestalten gerne Abläufe und sind auch bereit, selbstständige Entscheidungen zu treffen? Sie legen Wert auf ein wertschätzendes Arbeitsumfeld bei einem modernen, zuverlässigen und familienfreundlichen Arbeitgeber? Sie wünschen sich ein vielseitiges Aufgabengebiet?

Dann erwartet Sie im Büro von Herrn LMB Dilmaghani eine spannende Aufgabe!

Ihre künftigen Aufgabenschwerpunkte bei uns sind:

• Terminmanagement (Führung des Kalenders, Koordinierung von Gesprächsterminen, Vorbereitung von Unterlagen und Dokumenten), Telefonmanagement sowie die administrative Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen,
• selbstständige Erstellung von Texten, Antwortentwürfen und Einladungen basierend auf den angeforderten Informationen und Stellungnahmen der Fachabteilungen sowie der nachgeordneten Dienststellen/ Hochschulen, einschließlich Klärung von Rückfragen,
• Konzeption und Qualitätssicherung im Rahmen der Anforderung von Beiträgen,
• Postbearbeitung, Korrespondenz und Sitzungsorganisation,
• allgemeine Unterstützung bei den administrativen Aufgaben des Ministerbüros.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine einschlägige abgeschlossene Ausbildung (Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Verwaltungsfachangestellte/r) oder vergleichbare berufliche Qualifikation.
• Sie haben gute Kenntnisse aller gängigen MS Office-Produkte.
• Sie bringen einschlägige berufliche Erfahrungen in einem oder mehreren der o. g. Aufgabenschwerpunkte mit, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung.
• Sie verfügen über eine besonders zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise, sehr gute Organisationsfähigkeit, ein sicheres und verbindliches Auftreten, insbesondere im Umgang mit Gästen und Gesprächspartnerinnen und -partnern und haben eine gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.
• Sie sind sicher im Umgang mit Datenbanken und neuen Medien.

Unsere Benefits sind:

• flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeit des mobilen Arbeitens,
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Beruf und Pflege sowie Beruf und Schwerbehinderung,
• Betreuungsangebote in einer Kinderkrippe, Kindernotfallbetreuung und Kinderferienprogramme,
• das LandesTicket Hessen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur kostenlosen, hessenweiten ÖPNV-Nutzung nicht nur für den Arbeitsweg,
• gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• vertrauliche externe Beratung bei persönlichen und beruflichen Fragen,
• ein behördliches Gesundheitsmanagement,
• vielfältige Sportangebote, neue Fitness- und Cardioräume,
• moderne Büros, ergonomische Arbeitsplätze und neuste technische Ausstattung,
• kostenlose und sichere Stellplätze für Fahrräder, Dienst-E-Bikes, Parkmöglichkeit für PKWs sowie Möglichkeit des Ladens von privaten Elektrofahrzeugen,
• zentrale Lage in Wiesbaden, gute Erreichbarkeit ÖPNV.

Wissenswertes:

• Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
• Unser Ziel ist eine Erhöhung des Frauenanteils in diesem Bereich sowie in allen Bereichen und Positionen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar (§ 9 Abs. 2 HGlG).
• Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
• Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund von § 23 Abs. 1 i.V.m. Abs. 8 Satz 2 des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes (HDSlG) zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Ihr Kontakt im HMWK:

Für nähere Auskünfte zum Aufgabengebiet wenden Sie sich bitte an Herrn Tobias Tesic, Tel. (0611) 32 16 1400 oder E-Mail:  Bewerbungen@hmwk.hessen.de.

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter der Kennziffer VZ LMB (0627) bis zum 09.01.2025,

• vorzugsweise online über unser  BewerbungsportalÖffnet sich in einem neuen Fenster,
• alternativ per Post an das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Forschung, Kunst und Kultur, Referat I 4, Rheinstraße 23-25, 65185 Wiesbaden oder
• alternativ eine zusammengefasste PDF-Datei (max. 10 MB)  Bewerbungen@hmwk.hessen.de.

Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung folgende Unterlagen bei:

• Bewerbungsschreiben,
• Lebenslauf,
• Qualifikationsnachweise,
• ein aktuelles Zwischenzeugnis bzw. eine aktuelle Anlassbeurteilung (nicht älter als ein Jahr) oder die Regelbeurteilungen der letzten drei Jahre.